La norme NF525, quésaco ?

Vous avez enfin décidé d’équiper votre point de vente d’une caisse enregistreuse dernier cri ? Bonne nouvelle, cet article est fait pour vous. En effet, nous parlerons d’une norme obligatoire en la matière : NF 525.

Pour lutter de façon efficace contre la fraude, le législateur a voté une loi ayant pris effet au 1er janvier 2018. Celle-ci stipule que tous les commerçants assujettis à la TVA, personne physique ou moral, de droit privé ou public, qui font usage d’un logiciel de comptabilité, de gestion ou de système de caisse, doivent se soumettre aux dispositions de l’article 88 de la loi dite « anti-fraude à la TVA »

Origine de la norme NF et objectif 

NF est une marque de certification délivrée par AFNOR certification. Cette certification est un gage de sécurité, qualité et de confiance. C’est le fruit de la collaboration entre INFOCERT, la Direction Générale des Finances Publiques et d’autres acteurs du secteur ont travaillé pendant des mois pour la proposer.

Pour être certifié NF, un logiciel doit répondre à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage.

L’objectif est d’empêcher la dissimulation d’informations nécessaires à la déclaration de la TVA et de garantir le suivi de tous les encaissements. Grâce à cette norme, les éditeurs peuvent proposer des solutions qui permettent de justifier auprès de l’administration, la fiabilité des informations enregistrées et leur intégrité par un système certifié et reconnu.

Caractéristiques des produits certifiés NF525 

Les produits certifiés NF525 doivent assurer les points suivants :

  • Sécurisation de l’enregistrement des données lors de l’encaissement
  • Signature électronique des pièces justificatives
  • Impression de la signature et du numéro de certificat sur le ticket
  • Création du journal des évènements techniques
  • Archivage et conservation des données d’encaissement
  • Absence de fonctions occultant les données 

Quelles sont les catégories de caisses concernées ?

Trois catégories de caisses sont concernées par la norme NF 525 :

  • Le système d’encaissement logiciel : Il s’agit d’un système de caisse qui enregistre, sécurise et archive toutes les données d’encaissement en temps réel, directement dans le système. C’est le système utilisé par la plupart des commerçants.
  • Le système de gestion d’encaissement et de comptabilité : Ce système de caisse enregistre, sécurise, archive en temps réel dans le système et a une fonctionnalité de plus. Il incorpore également une gestion comptable et financière.
  • La caisse enregistreuse autonome :  C’est un système de caisse qu’on ne peut mettre en communication avec un autre systèmes d’encaissement.

Comment prouver que sa caisse est conforme ?

En cas de contrôle, pour prouver la conformité de sa caisse aux règles énoncées dans l’article 88 de la loi anti-fraude, il suffit de présenter une attestation délivrée par un organisme certificateur agréé.

Les commerçants peuvent également présenter une attestation émanant d’une société tierce tel qu’un intégrateur informatique ou se délivrer lui-même une attestation. Cette auto-certification est autorisée à condition que l’entreprise réalise des activités d’élaboration de solutions informatiques, notamment des logiciels de caisse.

Une certification à renouveler   

Pour respecter les obligations légales, les commerçants qui utilisent une caisse enregistreuse certifiée NF525 doivent être conscients que la certification dont bénéficie leur éditeur n’est pas pérenne. L’éditeur doit, en effet, la renouveler chaque année. C’est pourquoi, chaque année, les commerçants devraient s’assurer de la validité de la certification. Ils peuvent le faire de 2 manières différentes : soit en posant la question à l’éditeur, soit en allant vérifier l’information sur le site de l’Acedise (Association des Constructeurs, Éditeurs, Distributeurs, Installateurs de Systèmes d’Encaissement). 

Autant de dispositions mises en place pour mieux lutter contre la fuite des quelque 100 milliards d’euros constatés en 2019 déjà. Espérons que cet ensemble de règles renversent la tendance. En attendant que l’on puisse mesurer les effets de cette loi anti-fraude, les détenteurs de systèmes de caisse doivent garder à l’esprit qu’en cas de contrôle, l’absence d’attestation de cette certification, entraînera une amende de 7500 € par logiciel ou système non certifié, à régler sous 60 jours.

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