Un inventaire de stock réussi en 5 étapes

1- Choisir le bon timing

L’idéal est de réaliser l’inventaire à une date qui soit proche de celle de clôture d’exercice. La tâche étant minutieuse, profitez de moments comme la fin des soldes ou encore les fins d’une collection, pour le faire car les stocks sont bas.

Les pics de fréquentation sont également de bons indicateurs quant au moment. En effet, l’inventaire entrainera la fermeture du point de vente alors autant le faire en dehors des pics de passage pour ne pas impacter négativement le chiffre d’affaires.

2- Choisir le type d’inventaire adéquat

S’il existe plusieurs types d’inventaires, il y en a cependant deux principaux types d’inventaires :

• L’inventaire tournant

Vous avez plusieurs références de produits, plusieurs lieux et types de stockage ? Cette méthode est faite pour votre entreprise. L’idée est de faire plusieurs inventaires, en suivant au fur et à mesure les sorties du stock. L’inventaire peut se faire selon le type de produit, les lieux de stockage par exemple. 

• L’inventaire permanent

Il se fait une fois par an, à l’occasion d’une fermeture ponctuelle. C’est l’idéal si vous n’avez pas beaucoup de produits/ références. Vous serez informés en temps réel de l’état de votre stock. 

3- Motiver les équipes

Pour cette mission, l’humain est votre principale ressource. La tâche est ardue, d’où la nécessité de vous assurer que vos équipes soient motivées et impliquées. Par ailleurs, sachez que vous pouvez avoir recours à des intérimaires, des étudiants ou même des entreprises spécialisées pour le faire.

Bien évidemment, ces équipes peuvent réaliser l’inventaire seules ou venir en renfort de vos salariés.

La présence de ces derniers demeure tout de même un atout car les salariés connaissent bien le point de vente et l’emplacement des produits. N’hésitez pas à en faire un moment convivial en offrant des pâtisseries par exemple.

4- Organiser le comptage

En théorie, faire un inventaire n’est pas compliqué parce qu’il s’agit simplement de compter tous les produits dont dispose votre entreprise. Pour cela, il convient de donner une feuille de comptage à chaque participant.

Si vous avez un logiciel de gestion commerciale, ce dernier met à votre disposition un modèle de feuille de comptage que vous n’aurez qu’à imprimer. 

Si vous gérez vos stocks via Excel par exemple, il conviendra d’imprimer le listing des produits sur ce support.

La feuille de comptage fait généralement apparaître deux colonnes : Celle qui indique la quantité en stock répertoriée par article et une autre colonne vide dans laquelle on reportera les quantités constatées pendant l’inventaire.

5- Régularisation des stocks

Quand le comptage est terminé, il ne vous reste plus qu’à saisir la régularisation entre les quantités enregistrées dans l’outil de gestion et les quantités réellement disponibles en magasin.

Si vous avez recours à un logiciel de gestion, celui-ci va sortir les anciennes quantités des stocks et les remplacer par celles nouvellement comptées.

C’est ce qu’on appelle un mouvement d’inventaire. Une fois la régularisation faite, vous avez maintenant une vision nette de votre stock.

Rappelez-vous que ce travail impacte votre comptabilité et nécessite donc d’être effectué avec rigueur, notamment au moyen d’outils performants.

N’hésitez pas à consulter nos services voire nous contacter pour plus d’informations.